Второй важный аспект при контроле команды – статус проекта. Умоводителю в роли Святослава Игоревича необходимо в любой момент времени понимать, на каком этапе находятся его задачи. Это нужно и для правильного администрирования работы (один сотрудник уже готов, а второй еще только зачинает), и для взаимодействия с другими отделами и начальством. Кто-то предпочитает устный отчет и держит все в голове. Им нужно понять ситуацию, после чего они уже не смогут забыть. Я в своей работе обязанность по регулярному предоставлению статуса, как Вы догадываетесь, тоже делегировал подчиненным. Вот отрывок из «Книги джунглей»:
• из п. 1.5.: Помни про Регулярный Отчет и посылай его, даже если Тебе кажется, что в этом нет необходимости. Если задание занимает много времени или состоит из нескольких этапов – напиши Старшему о том, что уже сделано и что осталось сделать. Даже если ничего не сделано, или нечего написать – все равно напиши, почему так произошло и когда Ты сможешь начать.
Тема статуса по своей сути пересекается с вопросами, которые мы будем обсуждать в главе «Коммуникация». Но и здесь тоже очень важно это затронуть, так как с помощью системы регулярных и стандартных отчетов у Умоводителя появляется возможность контролировать поставленные задачи. Сотрудник может выбрать любой формат, главное, чтобы было удобно начальнику (легко доступен, быстро найти и лаконично написан).
Новые знания Чтобы приучить подчиненных правильно писать отчеты, можно использовать концепцию точности сообщения. Про «точность» нам рассказывали на курсах по ведению переговоров. Побеждает тот, у кого выше точность аргументации. Она проявляется, когда дают характеристику события или процесса и делятся фактами, а не мнением. Сравните две фразы: «С нами хочет работать большая компания» или «С нами хочет работать компания с выручкой два миллиарда рублей» . Разница в том, что принимающий информацию сам оценит, два миллиарда рублей – это уровень большой, средней или вообще маленькой компании. Мы даже делали специальное упражнение, чтобы отточить этот навык. Отвечали на простой вопрос: «Что вы делали утром?» Первая версия звучала примерно так: «Я завтракал в кафе» . Но это слишком расплывчато, т. к. позволяет задать уточняющие вопросы. А где это было? Во сколько? Вторая версия уже более конкретная: «Я сегодня в 10 часов утра завтракал в кафе “Оладушек” в Хамовниках» . Но если придираться по-настоящему, то правильный ответ становится почти абсурдным: «Я, Иванов Иван Иванович, родившийся первого января 2000 года от Рождества Христова сегодня второго марта 2024 года с 10 до 11 часов утра по московскому времени завтракал омлетом из двух яиц, апельсиновым соком и черным чаем в кафе “Оладушек”, расположенном по адресу…» Упражнение превращается в игру «найди, к чему придраться». Но это отлично помогает повысить точность формулировок. Меня самого этот навык несколько раз спасал в сложных, потенциально провальных переговорах. Также это прекрасный инструмент в неравных переговорах, когда противоположная сторона на несколько уровней выше вас. Опыт Как-то раз у меня была встреча с директором порта Сергеем и главным экспедитором Димой, который оформлял все наши грузы. К обоим я питаю огромное уважение и как к людям, и как к профессионалам. Они очень суровые переговорщики, получившие закалку еще в те времена, когда с таких встреч можно было и не вернуться. А когда они вдвоем, это уже непробиваемая стена. Мы обсудили основную тему встречи, и вот под занавес Дима поднял совершенно другой вопрос – о том, чтобы повысить ставку перевалки. Чтобы я за те же услуги, которыми уже пользуюсь, платил больше. Сергей подключился к этой теме и сказал, что на рынке цены уже выше, расходы выросли, поэтому наша ставка совсем неконкурентная. И все это так грамотно мне преподнес, что не поспоришь (рынок есть рынок) и не поругаешься (нормально ведь общаемся), а отвечать что-то нужно. А я по чистой случайности за месяц до этой встречи попросил своих финансистов дать мне полную статистику по работе с портом и рассчитать эффективную ставку, которую мы платим. Ребята мне распечатали страничку с аналитикой, где были все исторические данные. И оказалось, что с учетом простоя, неполноценной эффективности, дополнительных затрат фактическая ставка, которую я платил порту уже и так была выше рынка. И это в целом, наверное, нормально.